Die perfekte Airtable-Datenbank für dein kleines Unternehmen: So gelingt der Start

Viele kleine Unternehmen und Selbstständige in Deutschland und der Schweiz entdecken Airtable als flexible Alternative zu Excel und klassischen CRM-Systemen. Doch während das Tool einfach aussieht, zeigt sich oft erst später, wie entscheidend die richtige Datenstruktur ist.

In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du mit Airtable eine saubere, skalierbare und verständliche Datenbank aufbaust - ohne Erfahrung.

Warum ist gutes Datenbankdesign in Airtable so wichtig?

Weil Airtable mehr ist als eine schöne Tabelle. Es ist eine echte No-Code-Datenbank, die du mit Automationen, Formularen, Interfaces und externen Tools wie Make und Zapier oder mit jeglicher API (=Schnittstellen zu anderen Services) verbinden kannst.

Wenn du hier von Anfang an klare Strukturen schaffst, sparst du dir später viel Aufwand, Frust und fehlerhafte Automationen. Man macht sich ja schließlich Gedanken über das Fundament bevor man das Dach baut.

Schritt 1: Kläre Ziel und Nutzen deiner Airtable-Datenbank

Bevor du mit dem Bauen beginnst, stell dir diese Fragen:

• Was will ich mit dieser Datenbank überhaupt abbilden?

• Welches Problem soll gelöst werden?

• Wer nutzt die Daten - intern oder auch externe Partner?

• Welche Aufgaben sollen durch Airtable einfacher, schneller oder günstiger werden?

Beispiel:
„Unser Sales-Team soll jederzeit wissen, in welcher Projektphase sich ein Kunde befindet – und automatisch Erinnerungen erhalten."

Schritt 2: Verstehe die Daten, die du brauchst

Untersuche, wie dein Unternehmen heute mit Daten arbeitet:

• Woher kommen die Infos? Excel? Papier? E-Mails?

• Wie werden Daten aktuell gespeichert, geteilt oder visualisiert?

• Welche Infos sind wirklich relevant – und welche sind nur „nice to have“?

Sprich unbedingt mit deinem Team: Die besten Datenmodelle entstehen aus echten Arbeitsabläufen und nicht aus Annahmen.

Schritt 3: Liste deine „Entities“ und deren Eigenschaften

Jetzt wird’s konkret:

1. Erstelle eine Liste aller wichtigen Objekte (sogenannte Entities).
   Beispiele: Kunden, Projekte, Mitarbeiter, Rechnungen

2. Notiere zu jeder Entity die dazugehörigen Eigenschaften (Attribute).
   Beispiel für „Kunde“: Name, E-Mail, Branche, Ansprechpartner

Jede Entity wird eine eigene Tabelle.
Die Attribute werden die Spalten in der Airtable Base.

Schritt 4: Plane die Beziehungen zwischen deinen Tabellen

Airtable erlaubt dir, Tabellen zu verlinken – das musst du nutzen!

Beispiel:
Ein Kunde kann mehrere Projekte haben.
In der Tabelle „Projekte“ gibt es ein Feld „Kunde“ mit einer Verknüpfung zur Kundentabelle.

Das macht deine Datenstruktur flexibel, logisch und automatisierbar.

Best Practices fürs Airtable-Datenbankdesign

🎯 Speichere Daten nur einmal – nutze Verknüpfungen statt Kopien
🎯 Benenne Felder klar: lieber „Kundenname“ statt nur „Name“
🎯 Halte Tabellen schlank und thematisch klar getrennt
🎯 Nutze Lookup- und Rollup-Funktionen für saubere Auswertungen
🎯 Teste deine Struktur mit echten Daten, bevor du Automationen baust

Fazit: Erst denken, dann klicken

Gerade in kleinen Unternehmen ist Airtable ein mächtiges Werkzeug – wenn die Datenbasis stimmt.
Plane sauber, sprich mit deinem Team und baue deine Tabellen mit System. Dann wird aus Airtable nicht nur ein Tool, sondern dein digitales Rückgrat.

Du weißt noch nicht ob Airtable für dich funktionieren kann?

Hier findest du ein bisschen Inspiration und siehts was für Projekte wor schon umgesetzt haben.

Airtable ist kein reines Tabellen-Tool. Richtig eingesetzt, wird es zur flexiblen Business-Software für kleine und mittelgroße Unternehmen. Nur eben schneller und günstiger.

Hier ein paar Beispiele aus Projekten, die wir mit Airtable umgesetzt haben:

✅ Personalisierte Rasenpflege-Produkte
Ein komplettes System zur Berechnung individueller Produktmischungen, Lagerverwaltung, Bestellabwicklung, Subscriptions und Versandlogik.

✅ Event-Planung für eine große europäische Booking-Agentur
Strukturierte Planung und Umsetzung von Events mit Künstlerdaten, Budgets, Timings und Kommunikation – zentral in Airtable.

✅ Projekt-Controlling in der Filmproduktion
Von Drehplan über Budget bis zu Teamverfügbarkeit – alles übersichtlich und automatisiert steuerbar.

✅ CRM & Projektmanagement für eine Agentur im Verlagswesen
Kundendaten, laufende Projekte, Fristen und Zuständigkeiten – Airtable wurde zur All-in-one-Zentrale.

✅ Interne Tools für die Immobilienbranche
Objektverwaltung, Leadtracking, Aufgabenmanagement und Berichte in einem maßgeschneiderten System.

✅ Interne Softwarelösung für eine führende Hypothekenvergleichs-Plattform
Datenmanagement, interne Prozesse und KPI-Tracking auf einer gemeinsamen Oberfläche.

✅ Lagerhaltung und Rechnungsstellung für Getränkehersteller
Bestände, Auslieferungen, Kundendaten und automatische Rechnungserstellung – einfach und transparent.

Wie geht es weiter?

Manche Airtable Begriffe machen noch nicht so Sinn? Hier gehts zum Glossar.

Passt Airtable zu meinem Unternehmen? Diese Checkliste hilft.

Du hast schon angefangen aber zweifelst? Mit unseren Airtable Audits helfen wir dir auf den richtigen Weg.