Warum so viele Teams mit Airtable starten

Airtable kombiniert die Einfachheit einer Tabellenkalkulation mit der Flexibilität einer Datenbank. Besonders in der frühen Phase eines Projekts ist das ein großer Vorteil:

• Intuitives Interface: Airtable fühlt sich an wie Excel, bietet aber viel mehr Möglichkeiten – auch für Nicht-Techies.

• Schneller Einstieg: Ohne lange Einarbeitung lassen sich einfache Datenbanken, Workflows oder Projektübersichten aufbauen.

• Integration mit Automatisierungstools: Über Zapier, Make oder native Automationen lässt sich Airtable leicht in bestehende Prozesse integrieren und mit Tools verknüpfen.

• Flexible Nutzung: Ob CRM, Redaktionsplan oder Produktdatenbank – Airtable lässt sich für viele Use Cases einsetzen.

Doch mit zunehmender Nutzung wachsen nicht nur die Anforderungen – sondern oft auch die monatlichen Kosten. Um das zu verhindern, sollte man von Anfang an ein paar Dinge beachten.

Die 5 häufigsten Kostenfallen in Airtable

1. Zusätzliche Benutzer machen das System teuer

Airtable rechnet pro aktivem Benutzer ab. Wenn dein Team wächst oder du externe Personen einbinden willst (z. B. zur Ansicht oder Kommentierung), können die Kosten sprunghaft steigen. Selbst reine „Viewer“ benötigen in vielen Fällen einen kostenpflichtigen Zugang – besonders im Team- oder Business-Plan.

Tipp: Denke früh darüber nach welche und wie viele Nutzer langfristig Zugang zur Base benötigen.

2. Begrenzte Anzahl an Records (Datensätzen) pro Base

Viele Nutzer übersehen, dass die Anzahl der Zeilen in einer Base begrenzt ist:

• Free Plan: 1.000 Records

• Team Plan: 50.000 Records

• Business Plan: 125.000 Records

• Enterprise: 500.000 Records

Das klingt viel – ist aber bei CRM-Systemen, Bestellungen, Tickets, E-Mails oder automatisierten Log-Einträgen schnell erreicht. Dann musst du entweder upgraden, aufwendig aufräumen oder mit anderen Systemen arbeiten.

Tipp: Mach ein paar einfache Berechnungen um zu verstehen wie viele Records anfallen. Denke außerdem darüber nach ob alle Daten immer in Airtable gespeichert werden müssen.

3. Limits bei Automationen und Synchronisierungen

Airtable erlaubt nur eine begrenzte Anzahl an Automationen und Ausführungen pro Monat. Sobald du mehrere Prozesse automatisierst – etwa E-Mail-Benachrichtigungen, Statusupdates oder Synchronisationen mit anderen Bases – kannst du ans Limit kommen. Dann heißt es: entweder Upgrade oder Funktionen einschränken.

Tipp: Wenn du mit vielen Automatisierungen rechnest, könnte dir ein Tool wie Zapier, Make oder n8n helfen.

4. Speicherplatz für Anhänge kostet extra

Wenn du regelmäßig PDFs, Bilder oder andere Dateien anhängst, musst du mit wachsenden Speicherkosten rechnen. In den höheren Plänen ist mehr Speicher enthalten – aber auch hier gibt es Obergrenzen. Wer z. B. ein Dokumenten-Management oder Medienarchiv aufbauen will, sollte früh prüfen, ob Airtable dafür geeignet ist oder welche Optionen es gibt. Airtable lässt sich zum Beispiel auch mit einem AWS Speicher verbinden.

5. Wichtige Sicherheits- und Rollenfunktionen nur im Enterprise-Plan oder per Portals

Unternehmen mit mehreren Teams, externen Stakeholdern oder sensiblen Daten stoßen schnell an die Grenzen der Berechtigungsstruktur. Granulare Rollen, SAML, Audit Logs und Admin-Features sind nur im Enterprise-Plan verfügbar – und der ist deutlich teurer (oft auf Anfrage).

✅ Checkliste: Wird Airtable für dich teurer als geplant?

Wenn du eine oder mehrere dieser Fragen mit JA beantworten kannst, solltest du die Airtable-Kosten genauer kalkulieren oder Alternativen prüfen:

• Planst du, mehr als 50.000 Datensätze pro Base zu speichern?

• Benötigst du sehr viele automatisierte Workflows mit mehr als 10 Ausführungen pro Tag nutzen?

• Willst du externe Nutzer einladen, die nur Daten ansehen sollen?

• Nutzt du Airtable als zentrales Tool für mehrere Teams oder Bereiche?

• Möchtest du regelmäßig große Dateien anhängen oder archivieren?

• Legst du Wert auf granulare Berechtigungen, Nutzerrollen oder Sicherheitsfeatures?

• Willst du in Airtable E-Mails speichern (inbound) oder Drittsysteme steuern?

→ Wenn du mehrere Fragen mit Ja beantwortet hast, solltest du Airtable als langfristige Lösung nicht ausschließen aber kritisch hinterfragen.

Alternativen und Ergänzungen zu Airtable

Je nach Anwendungsfall gibt es gute Alternativen oder ergänzende Tools, mit denen du die Stärken von Airtable nutzen kannst – ohne die Kostenexplosion:

• Frontend auslagern: Tools wie Softr, Stacker oder eine custom Bubble App ermöglichen es, Airtable als Backend zu nutzen, aber den Zugriff kosteneffizient zu gestalten.

• Automationen mit Make oder n8n: Statt Airtable-Automationen zu nutzen, kannst du auf externe Tools mit besserem Preis-Leistungs-Verhältnis umsteigen.

• Datenarchivierung clever lösen: Alte Daten können regelmäßig exportiert oder ausgelagert werden, z. B. in Google Sheets oder eine externe Datenbank bzw. Speicherplatz.

• Web App statt Airtable: Wenn Airtable als CRM, Projekttool oder Workflow-System an seine Grenzen kommt, kann eine eigene App mit Bubble.io als Alternative oder Ergänzung sinnvoll sein - wir helfen dir hier gerne.

Fazit: Airtable bewusst nutzen – und nicht blind skalieren

Airtable ist ein starkes No-Code Tool – aber kein Selbstläufer. Die größten Kosten entstehen nicht durch bewusste Upgrades, sondern durch fehlende Planung: zu viele Nutzer, zu viele Datensätze, zu viele Automationen.

Mit der richtigen Strategie und einer frühzeitigen Einschätzung kannst du Airtable effizient und kostenbewusst nutzen – oder rechtzeitig auf skalierbare Alternativen setzen.

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